Datenschutz

 

 

Datenschutzordnung der Schwimmfreunde Hünxe e. V.

 

 

Präambel

 

Die Schwimmfreunde Hünxe e. V. verarbeiten in vielfacher Weise automatisiert perso­nenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Daten­schutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Daten­schutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezoge­nen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, geben sich die Schwimmfreunde Hünxe e. V. die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

 

§ 1 Allgemeines

 

Die Schwimmfreunde Hünxe e. V. verarbeiten personenbezogene Daten u.a. von Mit­gliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbei­terinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automa­tisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 

1. Die Schwimmfreunde Hünxe e. V. verarbeiten die Daten unterschiedlicher Katego­rien von Personen.

 

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeiten die Schwimmfreunde Hünxe e. V. insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzli­chen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

 

 

 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

 

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezo­gene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

 

2. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltun­gen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der ab­gebildeten Personen.

 

3. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Schwimmmeister und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nach­name, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

 

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vor­stand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ansprechpartner für Daten­schutz im Verein zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Ab­weichendes regelt.

 

Der Ansprechpartner für Datenschutz stellt sicher, dass die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsver­langen von betroffenen Personen zuständig.

 

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

 

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

 

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

 

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheiten­begehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten aus­schließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

 

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

 

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation zu nutzen ist.

 

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem stän­digen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

 

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

 

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

 

§ 8 Ansprechpartner für Datenschutz

 

Da bei den Schwimmfreunden Hünxe e.V. in der Regel weniger als 10 Personen stän­dig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Stattdessen wird ein Ansprechpartner für Datenschutz benannt. Diese Funktion übernimmt der gewählte Pressewart im Vorstand, der unter presse@schwimmfreunde-huenxe.de zu erreichen ist.

 

 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 

1. Die Schwimmfreunde Hünxe e. V. unterhalten zentrale Auftritte für den Gesamtver­ein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Presse­wart. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Pressewart sowie weiteren Vor­standsmitgliedern und dem Administrator vorgenommen werden.

 

2. Der Pressewart ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammen­hang mit Online-Auftritten verantwortlich.

 

 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jewei­ligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

 

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere ge­gen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 

 

 

§ 11 Inkrafttreten

 

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 09.07.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

 

 

 Stand: Hünxe, 08.09.2018